Gesellschafter Informationsrecht
Informationen sind Grundlage jegliches Handelns, der Kontrolle und Einflussnahme und damit ein entscheidendes Werkzeug zur Wahrnehmung der Gesellschafterrechte.
Jedem GmbH-Gesellschafter steht unabhängig von seiner Beteiligungsquote ein umfassender Informationsanspruch gegenüber der Geschäftsleitung und der Gesellschaft zu. Speziell die Minderheitsgesellschafter sind zur Wahrnehmung ihrer Rechte besonders auf dieses Werkzeug angewiesen. Für die Geschäftsführung und Mehrheitsgesellschafter bringt es oft ein Ärgernis mit sich.
Allgemeines Gesellschafter Informationsrecht
Der Informationsanspruch, § 51 a Abs. 1 GmbHG, erwächst aus dem Informationsrecht der Gesellschafter und kann durch Auskunft oder Einsichtnahme ausgeübt werden. Das Informationsrecht ist grundsätzlich unbeschränkt und standhaft. Seine Einschränkung durch die Satzung ist ausgeschlossen, § 51 a Abs. 3 GmbHG. Der Informationsanspruch bezieht sich auf die Angelegenheiten der Gesellschaft und ist unverzüglich zu erfüllen.
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Ausübungsberechtigte I Anspruchsgegner
Berechtigt zur Ausübung des Informationsrechts ist jeder Gesellschafter der GmbH. Hierzu muss er zwingend in die Gesellschafterliste einer GmbH eingetragen sein.
Der Informationsanspruch ist gegenüber der GmbH und nicht gegenüber dem Geschäftsführer geltend zu machen.
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Umfang des Informationsrechts
Das Recht, Auskunft von der Gesellschaft zu verlangen und Einsicht in die Bücher und Schriften zu nehmen, ist sehr weitgehend und kann umfassend ausgeübt werden. Jeder Gesellschafter hat das Recht, sich komplette Geschäftsunterlagen, geschäftsbezogene Korrespondenz, Buchungen, Buchungssätze, Rechnungen etc. anzusehen. Es kann grundsätzlich spontan und unangekündigt ausgeübt werden, indem man in den Geschäftsräumen erscheint und die Einsicht in die Unterlagen verlangt.
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Art und Weise der Ausübung
Informationsverlangen so konkret wie möglich bezeichnen
Es ist ratsam, das Informationsverlangen so konkret wie möglich zu bezeichnen. Der Gesellschafter muss zumindest benennen, welche Informationen er durch die Auskunft und welche er durch die Einsichtnahme begehrt. Da der Gesellschafter oftmals den Umfang der von ihm begehrten Informationen noch nicht kennt, ist er nicht verpflichtet, sein Informationsbegehren hinreichend zu konkretisieren.
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Verpflichtung, die Informationen unverzüglich zu erteilen
Die Verpflichtung der Gesellschaft, die Informationen unverzüglich zu erteilen, ergibt sich aus dem Gesetz. Es empfiehlt sich der Klarheit wegen, eine angemessene Frist für die Erteilung der Informationen zu setzen.
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Korrekte Bevollmächtigung
Sind die Fronten bereits derart verhärtet, dass der Gesellschafter einen rechtlichen Berater beauftragt, so ist auf eine korrekte Bevollmächtigung zu achten. Die Vollmacht soll den konkreten Informationsanspruch erfassen. Eine als Generalvollmacht erteilte Stimmrechtsvollmacht reicht nicht aus.
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Einschränkung des Anspruchs
Fehlendes Informationsbedürfnis
Geht es dem Gesellschafter nicht um die Erlangung der Informationen, sondern verfolgt er mit seinem Anspruch andere Zwecke, fehlt ihm das Informationsbedürfnis.
Der Gesellschafter darf sein Informationsverlangen nicht schikanös ausüben: z.B. der Gesellschafter verlangt Informationen bewusst in kleinen Schritten oder ergreift bewusst eine Möglichkeit der Informationserteilung nicht.
Ob und wann die Gesellschaft in diesen Fällen den Anspruch zurückweisen darf, ist die Beweisfrage, wobei die Gesellschaft die Beweislast für das fehlende Informationsbedürfnis trägt.
Ist die zu erteilende Information für den Gesellschafter von geringer Bedeutung, der Aufwand zur Informationserteilung aber jedoch unangemessen hoch, so kann der Anspruch wegen Unverhältnismäßigkeit zurückgewiesen werden. Die Zurückweisung bei dieser Fallgruppe darf die Gesellschaft aber nicht leichtfertig vortragen, d.h. die allgemein bestehende Befürchtung, der Gesellschafter werde willkürlich in sämtlichen Geschäftsunterlagen herumwühlen, es entstehe ein erhöhter Arbeitsanfall wegen krankheits- und urlaubsbedingter Einschränkung des Personals oder die Mitarbeiter werden von der Arbeit abgehalten, genügt nicht, um die Erfüllung des Anspruchs zu verweigern.
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Verweigerung nach § 51 a Abs. 2 GmbHG
Nach § 51 a Abs. 2 GmbHG ist die Gesellschaft berechtigt die Informationserteilung zu verweigern, wenn zu besorgen ist, dass der Gesellschafter sie zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zufügen wird.
In der Praxis erfolgt eine gesellschaftsfremde Verwendung der Informationen z.B. bei deren Ausnutzung in einem Konkurrenzunternehmen, das ein Gesellschafter betreibt oder es beabsichtigt ein solches zu betreiben bzw. wenn der Gesellschafter zu einem fremdem Unternehmen in einer engen Beziehung steht.
Ein Nachteil braucht nicht einer materieller Art zu sein; einen Nachteil würde man bei einer Rufschädigung annehmen.
Bagatellartige Beeinträchtigungen sind keine Nachteile im Sinne des Gesetzes.
Die Besorgnis eines Nachteils muss für jede Information, die erlangt werden soll, gesondert festgestellt werden.
In der Praxis werden die Voraussetzungen für die Verweigerung oft unbedacht und vorschnell behauptet, um die Verweigerung zumindest formal zu begründen.
Zu beachten ist jedoch, dass § 51 a Abs. 2 S. 1 GmbHG nur in engen Grenzen Anwendung findet.
Im Gegensatz zu den Fällen des fehlenden Informationsbedürfnisses, bedarf es bei dem Verweigerungsrecht nach § 51 a Abs. 2 S. 2 GmbHG eines Beschlusses der Gesellschafterversammlung.
Wird kein Beschluss gefasst, ist die Nichterteilung der Informationen pflichtwidrig.
Der Beschluss ist für die Geschäftsführung selbst dann verbindlich, wenn offensichtlich kein Verweigerungsgrund vorliegt. Dies ist der Tatsache geschuldet, dass der Beschluss gemäß § 51 a Abs. 2 S. 2 GmbHG der Gesellschafterversammlung als oberstes Organ der GmbH eine Weisung an die Geschäftsführung darstellt.
Erfüllt die Geschäftsführung den Anspruch vorzeitig, kommt ein Weisungsbeschluss zu spät.
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Auskunft oder Einsichtnahme?
Dem Gesellschafter steht es frei, sein Informationsrecht durch Auskunftsverlangen oder Einsichtnahme auszuüben. Die Gesellschaft muss sich grundsätzlich an die Wahl des Mittels des Gesellschafters halten. Nimmt der Gesellschafter einmal Einsicht in das Dokument, kann er nicht zusätzlich Auskunft über dessen Inhalt verlangen.
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Erfüllung des Auskunftsanspruchs
Der Auskunftsanspruch ist von der Gesellschaft aktiv zu erfüllen. Solange die Gesellschaft das Informationsbedürfnis der Gesellschafter befriedigt und nicht treuwidrig handelt, ist sie in der Wahl ihrer Mittel grundsätzlich frei.
Aus Nachweisgründen ist es für den Gesellschafter sinnvoll, die Fragen bzw. Aufforderungen schriftlich an die GmbH zu richten. Ob die Geschäftsführung die Auskünfte schriftlich erteilt, steht ihr frei. Ein Anspruch des Gesellschafters auf schriftliche Auskunftserteilung besteht nicht.
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Praxishinweis:
Erteilt die GmbH die Informationen mündlich, sollte sie darüber ein Protokoll führen und bei jeder Auskunft den Gesellschafter fragen, ob er mit den erteilten Informationen zufrieden ist.
Andernfalls sind Streitigkeiten rund um die Erfüllung des Anspruchs vorprogrammiert.
In diesem Zusammenhang ist die neuere Entscheidung des BayObLG vom 20.09.2021 – 101 ZBR 134/20 zu nennen, wonach der Auskunftsanspruch auch durch Erteilung einer unrichtigen Auskunft als erfüllt angesehen werden kann.
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Erfüllung des Einsichtnahmeanspruchs
Anders als beim Auskunftsanspruch hat die GmbH die Einsichtnahme lediglich passiv zu dulden.
Zur Erfüllung des Anspruchs muss sie die Unterlagen so bereitstellen, dass der Gesellschafter auf eigene Kosten Kopien erstellen kann. Auch wenn der Gesellschafter dies verlangt, ist die GmbH nicht verpflichtet, die Unterlagen zu ordnen. Nach Aufforderung hat die Gesellschaft die entsprechenden elektronischen Daten bereitzustellen. Dabei muss die Gesellschaft sicherstellen, dass keine Änderung oder Löschung der Daten erfolgt.
Da dem Gesellschafter nur ein Anspruch auf Einsicht zusteht, kann er nicht beanspruchen, die gesamten Datensätze auf die mitgebrachte Festplatte bzw. einen USB-Stick zu kopieren.
Je umfangreicher die Einsichtnahme verlangt wird, desto rechtzeitiger ist sie anzukündigen, um den Geschäftsgang etwa durch ein spontanes Erscheinen mit dem Verlangen einer umfassenden Einsicht in die Unterlagen nicht zu behindern; letzteres wäre unzulässig.
Die Einsichtnahme hat grundsätzlich in den Geschäftsräumen der GmbH zu erfolgen.
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Folgen der Informationsverweigerung
Verweigert die Geschäftsführung die Informationserteilung unberechtigterweise, kann der Gesellschafter die Informationserteilung gemäß § 51 b GmbHG gerichtlich erzwingen.
Anfechtung von Beschlüssen
Wurde ein Beschluss über die Verweigerung der Informationen gefasst, so ist grundsätzlich das gerichtliche Verfahren nach § 51 b GmbHG vorrangig, weil die erfolgreiche Anfechtungsklage nur den Beschluss beseitigt, aber keinen Vollstreckungstitel für den Informationsanspruch schafft.
Weitreichende Folgen für die Geschäftsführung
Verweigert die Geschäftsführung unberechtigt die Informationen, verletzt sie ihre Pflichten. Eine solche Pflichtverletzung begründet einen wichtigen Grund für die außerordentliche Abberufung des Geschäftsführers. Bei einem Anteil von mindestens 10 % am Stammkapital der Gesellschaft, kann der die Informationen begehrende Gesellschafter die Einberufung einer Gesellschafterversammlung erzwingen und die außerordentliche Abberufung des Geschäftsführers auf die Tagesordnung setzen lassen. Die übrigen Gesellschafter sind verpflichtet für den Beschluss zu stimmen, weil ein wichtiger Grund für die Abberufung vorliegt. Eine negative Stimmabgabe wäre treuwidrig, und die dennoch abgegebenen Nein-Stimmen wären nicht mitzuzählen. Wird die Ablehnung des Abberufungsbeschlusses protokoliert oder vom Versammlungsleiter verbindlich festgestellt, ist der Gesellschafter berechtigt, den Ablehnungsbeschluss anzufechten und positive Beschlussfeststellungsklage zu erheben.
Die Kosten für das Verfahren wird der Gesellschafter von der Gesellschaft erstattet verlangen und die Geschäftsführung auffordern, diese Kosten der Gesellschaft zu erstatten, § 43 Abs. 2 GmbHG.
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Auskunftserzwingungsverfahren
Bei Verweigerung der Auskunft ist der Gesellschafter berechtigt einen Antrag bei Gericht auf Erzwingung der Auskunft zu stellen, § 51 b GmbHG.
Zuständigkeit
Zuständig ist das Landgericht am Sitz der Gesellschaft.
Auskunftserzwingungsverfahren
Im Auskunftserzwingungsverfahren kann der Gesellschafter nur konkrete Informationsansprüche geltend machen, sodass ein bestimmter Klageantrag erforderlich ist, der auch vollstreckt werden kann. Der Gerichtsvollzieher muss aus dem Tenor die konkrete Verpflichtung der GmbH ohne weiteres erkennen und eigenständig prüfen können, ob die Gesellschaft den Informationsanspruch bereits erfüllt hat oder nicht. Bei der Formulierung des Klageantrags ist deshalb eine besondere anwaltliche Sorgfalt erforderlich. Die Bestimmtheit des Klageantrags erweist sich insbesondere dann problematisch, wenn der Gesellschafter die Unterlagen und Schriftstücke nicht konkret benennen kann, weil er entweder von ihrer Existenz oder deren Inhalt nichts weiß.
Klageerzwingungsantrag
Der Klageerzwingungsantrag ist nur dann begründet, wenn der Gesellschafter vorher den Informationsanspruch gegenüber der GmbH erfolglos geltend gemacht hat. Dabei reicht es aus, dass die Gesellschaft die Information nicht unverzüglich erteilt hat.
Entscheidung
Eine rechtskräftige Entscheidung hat die Geschäftsführung zum Handelsregister einzureichen. Eine öffentliche Bekanntmachung erfolgt nicht.
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Fazit und Empfehlung:
Macht ein Gesellschafter von seinem Informationsrecht Gebrauch, sollten die Verweigerungsgründe genau geprüft und nicht vorschnell behauptet werden. Letzteres kann vor allem für die Geschäftsführung zu weitreichenden Konsequenzen bis zur Abberufung führen. Sind die Gesellschafter bereits zerstritten, verschärft sich die Gesamtsituation, was ein sorgfältiges und gut abgewogenes Handeln erfordert.
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